Dans une circulaire signée le 1er septembre, le directeur général de l’Administration du territoire, Jacques Jean Luc Nyanga, rappelle les règles applicables et ordonne un contrôle plus strict des actes délivrés aux citoyens.
La délivrance des actes d’état civil devra désormais faire l’objet d’une vigilance accrue. À travers cette circulaire adressée à l’ensemble des officiers et agents d’état civil, Jacques Jean Luc Nyanga entend prévenir les pratiques frauduleuses et renforcer la fiabilité des documents administratifs.
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Plusieurs irrégularités sont formellement interdites. Il s’agit notamment de l’établissement d’un acte sur un support non autorisé, de l’antidatation ou de la postdatation frauduleuse, mais aussi de toute modification d’une mention sans décision de justice. La suppression ou l’ajout frauduleux d’une mention, la délivrance d’un acte non conforme aux inscriptions du registre ainsi que l’établissement de plusieurs actes pour une même personne sans fondement légal sont également proscrits.
La circulaire interdit, par ailleurs, de délivrer un acte à partir d’un document dont l’authenticité n’a pas été préalablement vérifiée.
Des vérifications systématiques
Avant toute délivrance de copie ou d’extrait, les agents devront procéder à plusieurs contrôles. Ils devront notamment vérifier la référence de l’acte, son année et son lieu d’établissement, l’identité des personnes concernées ainsi que les différentes mentions figurant dans le registre.
Les éventuelles mentions marginales devront également être examinées afin de s’assurer de la concordance entre le document délivré et l’acte original. En cas d’anomalie, l’agent devra en informer son supérieur hiérarchique avant toute délivrance.
La modification des actes est elle aussi strictement encadrée. Les rectifications et transcriptions doivent être fondées sur des décisions de justice. Les agents sont tenus d’en vérifier l’origine, la référence et la juridiction ayant rendu la décision.
Ils ne peuvent donc pas modifier de leur propre initiative des informations essentielles relatives à l’identité, à la filiation, à la date ou au lieu de naissance, au mariage ou encore au décès.
Pour garantir l’application de ces mesures, des contrôles réguliers seront menés au sein des services d’état civil. Ils porteront notamment sur la régularité des inscriptions, la tenue et la conservation des registres, les conditions de délivrance des actes et le respect des procédures en vigueur.
Tout manquement relevé lors de ces contrôles devra faire l’objet d’un rapport transmis à l’autorité compétente.
