Tâches et responsabilités :

Administration

• Planifier et coordonner les procédures et systèmes administratifs et concevoir des moyens de rationaliser les processus ;
• Collecter, organiser et stocker les informations à l’aide de systèmes de classement ;
• Assurer un flux d’informations fluide et adéquat au sein de l’entreprise pour faciliter les opérations ;
• S’assurer que la gestion des documents est fournie conformément aux dispositions légales et aux normes de qualité de la société. Assurer la fourniture de tous les services auxiliaires et d’entretien ménager ;
• Surveiller l’inventaire des fournitures de bureau et l’achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires ;
• Gérer les contrats (contrat de location et autres contrats administratifs). Contrôle des coûts et mise en œuvre rapide des projets RH et administratifs ;
• Superviser la gestion des contrats de service et des accords de niveau de service pour les services externalisés ;
• Superviser le processus d’acquisition de nouveaux fournisseurs de services liés à tous les services externalisés relevant de la section administrative ;
• Gérer les événements, organiser les réunions, organiser les voyages et réservations d’hôtel pour les clients et les employés ;
• Surveiller les coûts et les dépenses pour aider à la préparation du budget ;
• Veiller à ce que les opérations respectent les politiques et les réglementations ;
• Rester au courant de tous les changements organisationnels et développements commerciaux.

Moyens généraux

• Organiser l’aménagement des bureaux, maintenir l’état des bureaux. Gérer la réparation, l’entretien et le remplacement de l’équipement, du mobilier, de l’ameublement. Allouer des bureaux en fonction des besoins ;
• Organiser l’aménagement des Guest house et des maisons, maintenir leur état et gérer la réparation, l’entretien et le remplacement de l’équipement, des appareils électroménagers, du mobilier, etc. ;
• Gérer l’entretien de l’équipement et des fournitures pour répondre aux normes de santé et de sécurité ;
• Organiser le parc automobile administratif et gérer les réparations, l’entretien des véhicules, etc. ;
• Fournir un soutien général aux visiteurs. Aider au processus d’accueil pour les nouvelles embauches ;
• Assurer la liaison avec les Départements de gestion des installations (Maintenance, Électricité, etc…), y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité ;
• Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer le besoin de réparations ou de rénovation ;
• Veiller à ce que les autorisations de voyage (Ordre de mission), les visas et autres documents de voyage nécessaires pour le comité de direction et le personnel voyageant hors du pays pour des fonctions officielles se fassent rapidement ;
• Prendre des dispositions pour la réinstallation des employés, ce qui comprend des dispositions pour leurs besoins familiaux tels que l’admission à l’école, le transport et la prise en charge des besoins de leur ménage ;
• Examiner la consommation des services publics et s’efforcer de minimiser les coûts ;
• Superviser tout le personnel des installations (gardiens, techniciens, gardiens de terrain, etc.) et les entrepreneurs externes ;
• Contrôler les activités telles que l’attribution des places de stationnement, l’élimination des déchets, la sécurité des bâtiments, etc. ;
• Effectuer les analyses et des prévisions ;
• Connaître et appliquer pleinement les exigences, les politiques et les procédures API, QSE de l’entreprise utilisatrice ;
• Prendre soin de sa propre santé et de sa sécurité sur le lieu de travail et s’assurer que les actes ou les omissions ne nuisent pas à la santé et à la sécurité d’autres personnes ;
• Prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques pour la qualité, la santé et l’environnement ;
• Communiquer tout cas de situation dangereuse à la direction générale ;
• S’engager dans le système QSE en organisant toutes les formations et sensibilisations obligatoires ;
• Proposer et mener des actions d’amélioration, de correction et/ou de prévention ;
• Contribuer à la performance globale du service par l’exécution des objectifs cibles qui lui ont été fixés ;
• Procéder à son évaluation de performance ( Mi et fin parcours) ;
• Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences ;
• Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées par le Directeur des Ressources Humaines.

• BAC+4/5 en administration des entreprise ou disciplines connexes ;
• 8 ans d’expérience, avec une expérience substantielle en Minimum de cinq ans (5) ans d’expérience de travail à un poste similaire ;
• Connaissance approfondie de la législation nationale requise ;
• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l’industrie de la fabrication du ciment ;
• Bonne connaissance des activités commerciales de l’entreprise, des produits et des services offerts ;
• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines ;
• Bonne connaissance de la législation du travail ;
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines ;
• Aptitude à la résolution de problèmes ;
• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats ;
• Maîtrise de l’utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP ;
• Parler et écrire couramment l’anglais ;
• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le groupe ;
• Bonne connaissance des normes ISO.